Svenljungas och Tranemos gemensamma Personalchef, Karolina Wikmyr

Att leda en central HR-avdelning

Maquire genomförde rekrytering av Personalchef till Svenljungas och Tranemos kommuner under 2013. Vi träffade Karolina för att prata om hennes roll och hur det är att leda en gemensam personalfunktion för två olika kommuner.

Du blev rekryterad som personalchef till en gemensam personalavdelning för två olika kommuner. Blev denna tjänst som du först tänkte dig?

Uppdraget var att starta en central HR-avdelning, gå från att arbeta ”verksamhetsnära” till att stödja centralt och bygga en grupp som skulle kunna möta de utmaningar som en centralisering medför. Båda kommunerna har agerat otroligt professionellt och insett vikten av att gå i samklang tillsammans med HR. Vi har tagit fram en femårsplan som vi följer och jag tycker att det fungerat väldigt bra.

Mina uppgifter är mer varierande än i tidigare tjänster. Ena veckan kanske jag jobbar mer med Tranemo och andra veckan arbetar jag mer med Svenljunga. Om vi behöver fokusera mer på en kommun så har vi möjlighet att göra detta. Det finns ingen millimeterrättvisa, vilket är bra! Vi prioriterar det som verksamheterna behöver och detta har visat sig vara ett vinnande koncept.

Vad finns det för positiva aspekter med att ha en gemensam personalchef för två kommuner?

Ett vanligt dilemma i en mindre kommun är att man vanligtvis anställer generalister. Genom att vi är två kommuner blir vi tillräckligt stora för att anställa personal med spetskompetens. Vi har nu anställt personer som är specialiserade inom arbetsmiljö, arbetsrätt, rekrytering och rehab, och detta har möjliggjort att vi kunnat arbeta mer specifikt och på så sätt effektivisera våra processer.

Vad tycker du är bra egenskaper hos en ledare?

Ett bra ledarskap präglas av mod och uthållighet. Att man vågar ta vägen man inte alltid gått, även om den inte är rak. En duktig ledare kan visualisera målet men låter medarbetarna få nyttja sin kompetens och hitta vägen själva.

Vad tycker du är mindre bra egenskaper hos en ledare?

Passiva ledare som är rädda. Denna typ av ledarskap resulterar i att man får en rädd organisation där medarbetare inte vågar ta initiativ.

Vad har du gjort för att utveckla personalverksamheten?

Vi har fokuserat på att förtydliga våra arbetsstrukturer. Vi har gått från två arbetsgivare till en och det har varit viktigt att hitta en känsla av tillhörighet – att vi är en del av samma familj. Med detta sagt har det också varit viktigt att inte göra allt tillsammans och att motivera medarbetare att ta egna initiativ.

Jag vill verkligen passa på och berätta hur fantastiska mina medarbetare är. Förändring är inte neutralt och det finns alltid skilda uppfattningar av vad som fungerar bäst. Men i stort skulle jag vilja säga att vi är en mycket bättre grupp nu, och detta är mycket tack vare resan som vi genomgått tillsammans.

Hur jobbar ni med digitalisering?

Digitalisering handlar om att omvärdera processer och ifrågasätta traditionella arbetssätt. Vi har till exempel en ny digital medarbetare som arbetar med lönehantering. Med hjälp av RPA (robotic process automation) hanterar roboten ”Arne” bland annat anställningsavtal, tjänstgöringsintyg, stickprov och kvittohantering. Vi har satsar mycket på att omvärdera våra processer och jag är så stolt över hur mina medarbetare arbetat med detta. Det är genom initiativ som dessa, ihop med att vi standardiserat flera processer, som vi fått mer tid att spendera ute i verksamheten.

Hur ser 2019 ut för er?

Under 2018 har vi fokuserat på lönefrågor och efter årsskiftet ska vi jobba med digital introduktion för samtliga anställda. Utöver detta ska vi fortsätta ifrågasätta hur vi arbetar, möta upp och skapa bättre förutsättningar för våra 2500 medarbetare.>

Är det något du vill lyfta eller diskutera?

Jag vill passa på att hylla alla medarbetare som arbetar inom den offentliga sektorn. Jag tror inte att många förstår komplexiteten av att arbeta i en kommunal verksamhet. Detta är ett arbete som gör skillnad. Den kommunala yrkessektorn har ett oförskämt dåligt rykte och detta är en förutfattad bild som måste revideras. Medarbetare inom offentlig verksamhet gör skillnad varje dag.